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案例分享丨疫情下,重新审视高校业务流程

作者:中国教育网络 发布时间:

案例分享丨疫情下,重新审视高校业务流程

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摘要:高校的统一信息门户虽早已建成,但针对移动端统一门户的架构、运维仍有很多工作需要加强。

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北京科技大学

*来源:中国教育网络(cernet),作者:杨德斌

随着信息新技术、通讯新手段的普及,一些办公、办事的规则、流程将被重新定义和深度优化。重点面向减少排队等候、有序开展服务的预约式办事平台必将融合到学校的服务变革之中。

信息化在突如其来的新冠肺炎疫情中发挥出很好的支撑作用,让师生对信息化的认识与期待变得一“网”情深,疫情下的高校信息化运维也倍受瞩目。

高校纷纷通过快速部署师生信息填报系统、开通远程在线教学、架设视频会议、推行线上办公、打通校外电子资源访问、上线疫情防控专题网站、推广无接触式电子登记、开展预约式线下服务等信息化应用助力这场战“疫”行动。信息化运维呈现出任务紧、时间急、技术性强等特点,信息化部门无疑成为战“疫”行动的隐形逆行者。

疫情初期的紧急任务就是保障相关信息采集和准确上报。为此,高校利用原有的信息门户等业务应用迅速完成了信息填报平台的搭建,厘清了人员所在地区、健康状态等。与此同时,服务于防控工作的各类线上会议紧随而来,众多的“云会议”纷纷免费开放。

在“停课不停学”的背景下,“开学第一课”“线上教学”如期而至,网络的稳定性、系统的抗压能力成为关注热点。居家办公、弹性上班的新形势对“线上服务”与“线下自助”提出新的要求,协同办公、网上一站式服务大厅都成为师生的期盼。

复学在即,分散学习、有序就餐、信息上报、消息发布等也将成为校园应用的新需求。复学后,学生宿舍的网络性能提升、校园私有化的教学应用的稳定、安全、冗余等也将成为新挑战。

针对疫情期间信息化运维的特点,回顾疫情中信息化工作取得的成果与显露出的不足,结合下一步的校园信息化规划,我们认为信息化的深耕发力点有以下几个方面。

充分应用互联网思维开展校园应用建设

校园安全认证与授权平台是校园各类应用的重要入口,也是底层的基础平台。这次疫情让我们充分认识到一个规范可控、安全可信、便捷易用的校园认证与授权平台是多么重要。

虽然统一认证平台已成为目前信息系统的必备平台,但是具备开放、可扩展、易接入、个性化等互联网特征,校园私有化的认证与授权平台还有很多工作可做。需要将其做好、做实,打造、打磨成好用、实用、耐用的基石和入口,在规范统一、安全可控等方面深耕发力,使其成为高校信息化最为坚实的底座。

北京科技大学自主构建起私有化部署的微码认证与授权体系,通过透明、开放的接口规范,已经耕耘出良好的生态化业务应用体系;无论是新建的还是改造的业务系统、应用平台都已广泛接入微码认证与授权平台,为校园众多业务应用提供了安全性强、易用性好的认证接入。

正是得益于这个良好的基础,疫情期间的“信息上报”“电子通行证”“线上食堂”“电子登记”“人像识别门禁”等应用,都快速完成了用户身份的无缝对接及业务系统的授权管控。

其中,使用最多的“疫情数据填报”真正做到了用户信息填报轻量化、师生体验友好化和数据管理安全化;“数据异动应用”实现了分析统计精准化。

构建分场景、私有化的“隔空交流”平台

疫情期间,免费开放的云会议、网上教学平台等为线上会议、网上教学提供了良好的服务,也培育起师生网上学习、线上开会的使用习惯,有效提升了师生的信息化素养。随着多校区办学、移动办公、远程互动等场景的出现,常态化、普遍化的“隔空交流”的需求会快速增长。如何有针对性地支撑远程会议、隔空研讨、线上教学等需求,也是需要未雨绸缪的课题。主要包含几个方面:

1.网上专有会议室:定位于中小型办公会议,针对异地分会场和远程参会者

疫情期间,众多“云会议”平台解决了线上开会、研讨、办公的燃眉之急。现阶段很多高校也已经意识到,疫后高校即将面临如何集约化建设本校私有、可管可控、安全私密的网上专用会议室,以及如何充分利用好已有线下会议室的扩音、视频等硬件资源,有效减少在硬件上的重复投入的问题。

北京科技大学在疫情期间,通过对接微码身份认证和授权平台,将原有实体线下会议室的硬件架构(话筒、调音、摄像头、会议平板、投影机等)平行接入私有的视频会议平台,成功召开了学校2020工作专题、干部学习专题等多场远程视频会议。

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图1 微码认证架构

2.私有化直播平台:定位于大型活动(讲座)的收听收看

这个场景的特点是受众面广、集中度高、并发量大,需要一个承载能力强大、链路资源互联互通,播出方技术门槛低的平台,疫情期间,这些平台同样经历了大考。北京科技大学在“停课不停学”的战“疫”行动中,采用自有网络直播平台,通过主流网络运营商的分播节点,有效分流、分发集中并发浏览量,为“北京科技大学师生同上开学第一课”的收听收看提供了良好的支撑,直播同时还在主流直播媒体平台进行推流,实现了学校私有直播平台与公有云推流平台的融合贯通,探索出数万人规模的大型活动、讲座私有化直播模式。

3.即时小型网上研讨,主要用于学术、科研梯队的隔空研讨

由于参会方的随机和不确定性,以及覆盖使用人员的广泛性,可以引导用户自主借助移动终端和简单的社交工具、云交流平台实现这个场景的需求。作为信息化业务和技术服务部门,应该在准确把握平台的安全性、兼容性等方面,为师生提供通俗易懂的服务指南、应用下载链接等。

构建私有化的校园信息采集平台

这次突如其来的抗“疫”之战,信息采集与每日填报成为及时掌握数据的必要渠道,各种信息采集手段纷至沓来,同时用户也在为填报各类报表不胜其扰。反观形形色色的 “信息报送”,有效解决信息填报、数据汇集、统计分析、异动审计的重要要素应该包含生态化、模块化、移动化、轻量化、智能化这些关键指标。

首先,基于信息安全性的考虑,信息填报平台应搭建或对接在学校自有的业务应用中,保障足够的私有化数据体系,包括认证体系。

其次,数据填报应充分对接已有业务应用中的基础数据和过程数据,有效减少用户的填报量,避免重复填报和多头填写。

再次,填报的数据应在服务好目标任务后,及时清洗、反哺其他业务系统,有效补充、修正数据中心的相关数据。

同时,轻量化的数据填报还应充分利用好移动互联网应用,为用户在移动端填报搭建良好的人机交互环境。

形成的数据结果拓展到其他应用,实现无缝相关应用中的数据延伸和安全共享。

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图2 师生平安报与疫情防控数据平台辑功能

北京科技大学在疫情初期就采用基于校园统一微码认证的生态平台,模块化地快速搭建支持移动端、轻量化的信息上报平台,形成了“可挖掘、可展示”“助管理、助决策”“异动数据及时提醒、动态数据延伸新用”的一体化校园综合信息采集与决策支持平台,学校的“师生平安报”系统遵循上述设计思路,实现了疫情期间关键数据每日快速汇总上报和异动数据集中列表;采用极简填报模式最大限度降低师生填报量,填报数据延伸对接至“电子登记”系统,形成了完整的信息化防控应用链。

推行预约+ 自助的线上协同与线下服务相互融合

疫情期间,居家办公,网上办事成为师生、部门完成线下业务的有效途径,是对“网上一站式服务大厅、协同办公平台等”各类线上服务系统、平台的检验,也是促进业务系统贯通、数据流动的良好契机。便捷有效的线上服务模式已经对业务部门产生深刻影响,预约式诊疗、线上餐厅等面向师生切身感受的服务类应用既是疫情期间的有力举措,也将成为疫情过后的全新服务业态。

关于线上服务与线下自助,有如下的几点考虑:

1.疫情期间很多办事流程被重新审视,并进行了必要的简化。随着信息新技术、通讯新手段的普及,一些办公、办事的规则、流程将被重新定义和深度优化。重点面向减少排队等候、有序开展服务的预约式办事平台必将融合到学校的服务变革之中。

北京科技大学将“预约体检”融入2019级迎新系统,有效减少了排队等候,提升了服务体验。

疫情期间推出的“线上食堂”,采用提前预订,分时取餐,有序分流来有效降低人员聚集的风险,创新开展线上服务模式。

2.线下自助服务大厅将加速建设。目前,线上的一站式服务大厅成为“让信息多跑路”的有力支撑,也得到了较好的效果和应用。而针对必要的纸质文件、印章的需求,全天候的自助线下服务大厅将成为解决最后100米的终结手段,形成线上服务、线下自助闭环服务链。

3.可追溯并与角色属性密切关联的电子印信将加快建设,作为线上审批、结果认定依据的佐证。疫情期间,通过实名电子邮箱与在线客服结合,解决了一些流程化、常态化的服务。疫后,规范、安全的电子印信部分将成为支撑网上办理、自助服务的重要模块。

促进资源共享,身份互认的联盟建设,共建网上大学园区

疫情期间,管理部门、授课端、学习者亲身体验了线上教与学的相互碰撞,包括对数字化教学资源与教学资源的数字化都有了新的认识和理解。

中国教育和科研计算机网CERNET面向中国高校和科研机构提供跨域身份认证和资源共享服务的CARSI项目,在疫情期间如同雪中送炭,拓宽了资源访问通道。这种互助共享的机制很好地顺应了互联网发展的特点。疫情之后,共建、共享、协同促进的机制将吸纳更多高校参与并在更多的资源领域进行拓展,校际间的互联互通、资源共享也将有更多的发展。

每个学校都有自己独具特色的学科优势,也一定伴有特色的教学资源,如何建设好、发挥好这些特色资源,充分利用互联网的开放性反哺特色教学资源,形成特色鲜明、优势突出教学资源线上互通体系、空中互学课堂、开放式互联虚拟资源馆也可能将成为线上教学的新课题。

加强移动端应用管理,牢牢把握移动网络制高点

近几年,随着移动端应用的快速兴起,基于移动应用的各类App、微信号满目皆是,用户手机上布满由业务部门、学院、社团发布的相似相识的应用,接收着来自各方的内容重叠信息。疫情期间,各种非权威认证、非官方的App、小程序混杂其中,给信息安全运维带来了巨大挑战。

高校的统一信息门户虽早已建成,但针对移动端统一门户的架构、运维仍有很多工作需要加强,要围绕统一移动端入口,汇集师生使用频度高、强化移动应用的检验开展工作,重点在完善信息源头维护体系,整合信息发布类移动应用,细致考虑视觉设计、用户心理学因素,在增强师生的粘性与信赖性,强化用户的体验感方面花大力气,聚师生、校友于统一的移动平台之上,牢牢把握校园移动应用的制高点。

战疫时,信息化使命必达;疫情后,信息化机遇与挑战并存,依旧路途漫漫。值得欣慰的是,广大师生在经历疫情的洗礼后,信息化素养得到普遍提升,对信息化也有了新的认识和期待;信息化的业务优势和技术储备被激发出来,新的信息技术快速普及将为高校的信息化再次发力提供有力条件。

信息化是用的,不是看的,高校信息化“芯”在师生,重在使用,高校信息化将蓄势待发,助力于学校的改革与发展。

*本文刊载于《中国教育网络》杂志2020年5月刊,原标题为《北京科技大学:重新审视业务流程》,作者:杨德斌,单位为北京科技大学信息化建设与管理办公室;责编:朴艺娜。

本文转载自微信公众号“中国教育网络”,作者杨德斌。文章为作者独立观点,不代表芥末堆立场,转载请联系原作者。

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