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权责发生制下教育费用功能分类改革

作者:中国教育财政 发布时间:

权责发生制下教育费用功能分类改革

作者:中国教育财政 发布时间:

摘要:固定资产的增加在给学校教学带来一系列优势的同时,也给固定资产的管理带来一些问题。

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图片来源:unsplash

自2016年辛集市成为“权责发生制下教育费用功能分类改革”试点单位以来,辛集课题组研发了“辛集市中小学校固定资产管理平台”软件,下文就辛集市中小学校固定资产的管理与软件应用情况予以总结。

一、当前中小学固定资产管理存在的问题

当前,随着国家越来越重视义务教育,对义务教育的投入力度也越来越大,中小学校办学条件逐年提升,学校的固定资产,无论是数量、结构、质量都有了很大提高。固定资产的增加在给学校教学带来一系列优势的同时,也给固定资产的管理带来一些问题。

  • (一)学校固定资产管理体系不完善

由于固定资产的构成日趋复杂,管理难度也越来越大。学校过去的一些简单的固定资产管理方案,在新形势下已经不能发挥其应有的作用。目前很多学校在固定资产管理方面存在着重采购轻管理的问题,对于固定资产的集中管理、配置优化与使用调剂等方面重视不够。由于教育局与基层学校缺乏现代化的信息管理平台,教育局不能及时掌握下级单位的资产状况,而基层学校也无法方便地查询自己的资产情况,因而在固定资产管理过程中容易出现疏漏。

  • (二)学校固定资产采购预算过程不规范

中小学校在编制固定资产采购预算时,不能对已有的设备使用年限,设备的使用程度等有一个直观的认识,也不能对新设备的功能与已有设备进行有效的对比,导致了采购预算编制的不完整、不科学。例如:现在的电教手段越来越先进,触控一体机已经取代了多媒体作为教学中最先进的教学设备,但同一地区的学校还可能出现同时采购多媒体、电子白板、触控一体机这种“三代同堂”的情况。基层学校在编制新年度的固定资产采购预算时如果靠“想”,结果就会不可避免地造成遗漏。

  • (三)学校固定资产清查盘点效率低下

学校每年固定资产的盘点工作成为了最困难的工作之一,人少量大工作效率低下,使得盘点工作无法达到资产管理的严格要求。作为事业单位的中小学校,固定资产种类多,数量多,分布在学校的每一个角落,每年的盘点工作不仅要耗费大量的时间、劳力,就连盘点结果也是误差较大,效率极低。

二、研发固定资产管理平台

为配合“权责发生制下教育费用功能分类改革”课题的推进,计算资产的折旧费用,辛集课题组研发了“固定资产管理系统V1.0”软件,并获得了国家计算机著作权登记证书(登记号为2017SR069564)。该系统软件的运用,能够简单明了、直观地了解、管理固定资产,可随时、随机地了解单位的每一项固定资产的现状,解决了手工管理的复杂、无序、盲目等问题,在固定资产内控建设上取得了六项创新:

一是与财政系统使用的固定资产管理软件实现了信息导入上的无缝对接,可以将现有提交财政部门的信息导入新开发的软件系统,从而进行有针对性的管理。

二是设置了分级管理权限,支持县、乡、学校三级管理权限划分,管理部门可以随时查阅下属单位的固定资产。在农村,乡镇学区中心校比县级管理部门更熟悉辖区内所属学校的情况,由乡镇学区中心校在固定资产采购预算审核、固定资产管理等环节加强内部控制更加科学,也更加便于教育主管部门对中小学固定资产的日常查询和管理。原财政系统固定资产软件以乡镇学区为单位,县教育局与基层学校均无法查询固定资产情况。“固定资产管理系统V1.0”软件设置了管理权限划分,县、乡与学校三级单位都可以通过软件查询本级与下级单位的固定资产情况。

三是支持灵活设置固定资产折旧年限,可以查询任意月份折旧后的报表信息,同时科技创新导致新增固定资产品类在增加,这一功能的设置与近几年国家重视固定资产使用年限紧密结合。固定资产一般分为6类:房屋及构筑物;专用设备;通用设备;文物和陈列品;图书、档案;家具、用具、装具及动植物。计提折旧范围是除文物和陈列品、家具用具装具及动植物、图书、档案、以名义金额计量的固定资产以外的固定资产,财政系统的固定资产软件是按照单件资产设置折旧年限,基层学校可以随意设置折旧年限,而“固定资产管理系统V1.0”软件中是由县级教育局统一按照资产分类设置折旧年限,这一设置既统一了折旧年限标准,又提高了工作效率,助推了辛集市教育局承担的权责发生制下教育费用功能分类改革这一重要课题的顺利开展。

四是实现了按存放房间进行一键查询,为盘点固定资产节约了时间。“固定资产管理系统V1.0”软件中按照存放地点或者按照房间号可以进行一键查询,可以打印纸质结果,同时利用手持移动终端进行实地盘点,有效提高了资产管理的效率,让繁重的盘点工作变得省时省力。

五是设置了超限资产查询功能,堵塞了固定资产提前报废造成浪费的漏洞,同时为各单位新年度编制固定资产采购预算提供科学依据。使用自主研发的新固定资产软件后,在编制新年度固定资产采购预算前,各中小学可以利用“固定资产管理系统V1.0”软件中“资产超限查询”功能,查出本单位有多少已经超过“服役”年限的固定资产,从而有针对性地对这些固定资产的性能进行检测,做是否需要更新的研判。这一做法提高了固定资产采购预算编制的完整性和科学性。例如:有部门或使用人报废新采购的产品,如果系统查询未达到使用年限,则无法通过资产管理员的审核,杜绝资产浪费。

六是所有固定资产均可实现二维码生成打印,通过扫描贴在固定资产上的二维码便能知晓固定资产的详细信息,便于固定资产的日常管理。用二维码代替了传统的文字性固定资产标签,标签变小,涵盖的信息量更大,便捷的二维码管理作为一种新的资产管理技术,在提高固定资产管理水平、管理效率等方面表现出无与伦比的优势。在“固定资产管理系统V1.0”软件平台基础上建立资产与二维码一一对应关系,每件资产都与一个唯一的二维码对应,利用信息优势,借助扫描终端(例如手机)使资产盘点更快更便捷,提高了工作效率。

三、辛集市中小学固定资产管理平台使用说明

  • (一)用户登录

用户登录界面,选择正确的单位(辛集课题组充分考虑到固定资产管理中的难点,设置了“市教育局”“中心校区”“基层学校”三级管理权限),输入正确的用户名和密码,即可进入辛集市中小学固定资产管理平台。    

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  • (二)分级功能

1.教育局用户(一级预算单位)的权限及功能:添加中心校(下级)用户,设置折旧年限,资产状态查询,超限资产查询,存放房间物品查询,折旧信息。

2. 中心校用户(二级预算单位)的权限及功能:添加/修改(下级基层学校)用户信息,导入浏览,折旧显示,存放地点资产查询,超限资产查询,资产状态查询。

3. 基层学校用户的权限及功能:存放建筑物信息,存放房间录入,存放地点录入,存放房间资产查询,二维码打印显示,折旧信息,超限资产查询,资产状态查询/写入。下附图例:

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  • (三)操作流程

1.教育局(一级预算单位)添加中心校用户(二级预算单位)

2.中心校(二级预算单位)添加基层学校

3. 由中心校导入财政系统固定资产数据

4. 由教育局设置折旧年限

5. 最后由基层学校进行资产的日常管理(包括存放建筑物信息,存放房间录入,存放地点录入,存放房间资产查询,二维码打印显示,折旧信息,超限资产查询,资产状态查询/写入。)

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1. 由一级预算单位教育局登录“辛集市中小学固定资产管理平台”,点选“添加中心校用户”进行添加二级预算单位学区中心校的操作。

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2. 由二级预算单位学区中心校登录“辛集市中小学固定资产管理平台”,点选“添加/修改用户信息”进行添加基层学校的操作。

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3. 由学区中心校导入国资系统中各基层学校的固定资产数据,点选“导入浏览”,将财政系统生成的固定资产数据导入到本系统当中。

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4. 由教育局按照“辛集市教育系统固定资产折旧年限表(试行)”设置固定资产的“折旧年限”。

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在软件中教育局用户的操作界面:    

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  • (五)以基层学校为例介绍软件的日常管理工作

1.存放建筑物信息输入:建筑信息添加

点击左侧功能列表区域中“存放建筑物信息”,在右侧区域中“建筑物信息添加”下方添加本学校的各个“建筑物名称”“建筑别名”。

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2.存放房间录入,存放房间信息添加

点击左侧功能列表区域中“存放房间录入”,在右侧区域中依次添加“存放建筑物选择”“房间名称”“房间编号”“房间描述”。

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3.存放地点录入,物品存放地点信息的添加

点击左侧功能列表区域中“存放地点录入”,在右侧区域中选择资产大类与资产分类,然后选择被录入的物品,例如资产大类“专用设备”—资产分类“健身设备”中“扭腰踏步器”存放地点的录入情况:先点选“扭腰踏步器”,然后点选“修改”按键,最后在生成的“修改存放建筑物信息”栏中输入该物品在学校内具体的建筑名称与房间名称。

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4.存放房间资产查询与超限资产查询

教育局、学区中心校与基层学校都具备按照房间查询资产与超限资产查询的功能,以基层学校为例说明。

点击左侧功能列表区域中“存放房间资产查询”(或者“超限资产查询”),在右侧区域中点选“存放建筑”与“存放房间”(“超限资产查询”是选择商品的资产大类与资产分类)就可以筛选出详细信息。教育局与学区中心校都可以通过该系统远程查询基层学校内资产情况,也可以手持移动设备进行实地资产清查。

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上图最后一列,如果超限月数>0,说明超过教育局规定的使用年限;如果超限月数<0,则没有超过教育局规定的使用年限。这样就为编制预算中固定资产购置提供了准确的数据。超出使用期限的资产可以编入购置预算,未超出使用期限的资产不允许编入购置预算。

5. 二维码打印显示

点击左侧功能列表区域中“二维码打印显示”,在右侧区域中选择“资产大类”与“资产分类”就可以筛选出该资产信息。点击“打印”就会生成该资产的二维码。把打印生成的二维码粘贴到物品上,使用手机扫描就可以验证该资产的详细信息,应用于资产的清查与盘点工作。

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6.折旧信息

教育局、学区中心校与基层学校都具备固定资产折旧信息查询的功能,仍以基层学校为例说明。

点击左侧功能列表区域中“折旧信息”,在右侧区域中相应输入资产大类与资产分类,选择需查询的截止年月,点选“筛选”就可以查询到固资折旧的相关信息。教育局与学区中心校都可以通过该系统远程查询。

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7.资产状态查询/写入

由基层学校负责以现有资产的现状,进行“资产状态”的查询与写入工作。

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四、固定资产账务处理

  • (一)固定资产购进时会计分录

1.(经济类科目)借:事业支出——办公设备购置

专用设备购置

贷:银行存款

借:固定资产

贷:非流动资产基金

2.(功能类科目)借:固定资产

贷:银行存款

  • (二)固定资产折旧的相关核算

学校按月计提折旧,当月增加的固定资产,当月不计提折旧,从下月起计提折旧;当月减少的固定资产,当月仍提折旧,从下月起不计提折旧,以上折旧由固定资产管理软件自动计算。年度终了一次性记账。

以辛集学区育红中学为例,固定资产折旧数据的相关核算过程为:

1. 在“辛集市中小学固定资产管理平台”软件中,进入基层学校育红中学操作界面,点击“折旧信息”,右侧选择“资产大类”进行筛选。

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2. 然后按照“资产大类”依次导出数据

首先选择“土地、房屋及构筑物”资产大类,点击“筛选”,在右侧点击导出按键,弹出的列表中,选择用“Ms—Excel”生成文件。然后依次选择资产大类中的其余大类,把生成的数据都粘贴在同一个Excel工作表内,以供下一步的操作。见下图:

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3. 在生成的固定资产折旧信息的Excel文件中,包含下图所列内容:“资产编号”“资产名称”“数量”“价格”“取得日期”“折旧年限”“折旧后价格”“每月折旧金额”“累计折旧”。

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4. 根据“权责发生制下教育费用功能分类改革”中“教育费用功能分类科目设置”的一级科目与二级科目,按照“资产名称”的实际用途,手动添置到上述Excel表格中,并加以分类汇总。

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5. 以“一级科目”“二级科目”汇总出该类别当月的固定资产折旧金额,通过计算得出全年“XX学校折旧汇总表”。

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6. 按照“折旧汇总表”中各级科目的折旧金额,填写“教育费用功能分类科目分割单”。

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7. 根据分割单做相应的会计分录

2016年固定资产折旧

(功能类科目)借:教学费用—学校核心课程—折旧与摊销费

教学费用—非学校核心课程—折旧与摊销费

贷:固定资产累计折旧

8. 录入“权责发生制下教育费用功能分类改革”账套中,生成凭证。 

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五、数据分析与应用

使用《固定资产管理系统V1.0》软件,辛集市各个中小学校在编制固定资产采购预算时,能够通过平台查询已有设备的数量、使用年限与近期价格,使得采购预算编制更科学。学区和教育局审核学校预算时,通过固定资产管理平台查询、比对相关数据,能避免重复购置与闲置浪费,实现厉行节约。

  • (一)学区中心校对基层学校购置固定资产的数量审核

辛集学区下属辛集镇育红中学在2016年底编制2017年度预算时,计划购置便携式计算机50台,单价4900元,总价24.5万元。学区审核预算时发现,学校固定资产账套中显示育红中学有134台便携式计算机,但是其中有113台已经超过辛集市教育局设置的固定资产折旧年限,另有18台到2017年3月份也将达到固定资产折旧年限,只有3台属于正常期限内使用。

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  • (二)学区中心校对基层学校购置固定资产的价格审核

查询其他学校近期采购同类资产,下图为其他学校最近采购价格例图

1.第七小学 4890元

2.第五小学4200元

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3.第十一小学4500元 

4.第四小学4800元

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5.西良马小学4200元

6.第二幼儿园4950元

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以上6所学校2016年采购价格区间为4200—4950元,育红中学预算单价4900元,属于合理范围。

据此,中心校要求学校对超限使用的部分资产向国资部门先报请处置手续,同时对这50台便携式计算机通过预算审核,报送教育局审批。

六、工作展望

历经一年多的尝试,固定资产管理系统确实为我们的工作带来了方便,但其中也有需要改进的环节。

1.改善手机移动用户界面

使用手机进行查询时,字体大小的转变、查询内容的选择需要进一步改进,以使查询工作更加便捷。

2.数据拆分

财政系统可以成批录入的有两种:一是家具、用具、装具及动植物,二是图书、档案。比如学生用的课桌凳,成批购买可能几百套,具体到教室里一间教室估计放四五十套,这就要求按照房间进行固定资产数据拆分。在《固定资产管理系统V1.0》软件中,下一步我们需要改进的是如果某固定资产数量不是1,要能够拆分数据。

3.查询功能的进一步改善

例如:教育局与学区中心校用户进行价格查询,所有下属学校的同类资产需要按照资产的购买时间排序。

4.二维码信息需要更加完善

二维码信息需要增加:单位、购置时间、价格、使用人。

5.对单件资产加入使用方向,例如某物品是用于教学,还是用于管理,由系统自动计算汇总。

总之,中小学校的固定资产是其教学的物资保障,它的管理对学校工作的顺利开展有着直接的影响。目前,结合权责发生制下教育费用功能分类改革这一课题,我市强化了固定资产的管理,突出“管”和“用”,提高利用效率。今后,为了深化教育改革,我们还将继续为之努力。

本文转自微信公众号“中国教育财政”,作者王瑞强、李佳萌。文章为作者独立观点,不代表芥末堆立场。

1、本文是芥末堆网转载文章,原文:中国教育财政
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来源: 中国教育财政

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